Een VvE lijkt op papier vaak een geoliede machine. De facturen worden betaald, de jaarrekening wordt opgesteld en alles lijkt onder controle. Toch is een fout zo gemaakt. Een verkeerde factuur of een verkeerde interpretatie van de splitsingsakte kunnen ervoor zorgen dat een VvE onnodige kosten maakt of tegen financiële verrassingen aanloopt.En het ergste? Veel van deze fouten zijn te voorkomen.
De afgelopen jaren ben ik bij kascontroles regelmatige fouten tegengekomen. Hieronder een aantal die regelmatig voorkomen en mijn tips hoe je ze kunt voorkomen.
1. Facturen die niet voor de VvE zijn
Het klinkt logisch, maar in de praktijk gaat het hier vaak mis. Een rekening die eigenlijk voor een individuele eigenaar is, wordt toch door de VvE betaald. Of een factuur wordt op de VvE gezet terwijl de tenaamstelling niet klopt. Dit komt vaak doordat er niet goed wordt gekeken naar de splitsingsakte: wat komt ten laste van de VvE en wat niet?
2. Onvoldoende reserves voor toekomstig onderhoud
Het reservefonds is bedoeld om grote kosten in de toekomst op te vangen. Toch zie ik regelmatig dat VvE’s hier te weinig voor opzijzetten, soms omdat de maandelijkse bijdrage bewust laag wordt gehouden. Gevolg? Als het dak of de gevel vervangen moet worden, komt de VvE in de problemen en moeten eigenaren ineens fors bijbetalen. Een goed Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) en een realistische reservering zijn daarom geen luxe, maar een must.
3. Onduidelijkheid over VvE bijdragen
De bijdrage die eigenaren betalen moet kloppen met de verdeelsleutel in de splitsingsakte. Toch zijn er regelmatig verschillen tussen wat op papier staat en wat er daadwerkelijk in rekening wordt gebracht. Soms door fouten in de administratie, soms omdat er ooit “afspraken” zijn gemaakt die eigenlijk helemaal niet kloppen. Dit kan later tot (juridische) conflicten leiden.
4. Verkeerde of ontbrekende btw-aangiftes
Binnen VvE’s werkt de technische commissie vaak met mandaten, bijvoorbeeld dat zij opdrachten tot €500 mogen verstrekken zonder offerte en dus verdere goedkeuring. In de praktijk zie ik regelmatig dat facturen hoger uitvallen dan het mandaat, maar dat er alsnog wordt betaald met de opdrachtbon waarvan het mandaat lager is dan het totaal factuurbedrag. Soms ontbreekt de bon zelfs helemaal, of is er sprake van een mondeling akkoord. Dit maakt controle achteraf lastig en kan leiden tot onduidelijkheid en discussies binnen de VvE.
5. Gebrek aan financiële controle
De bankafschriften zien er misschien netjes uit, maar wie controleert of alles klopt? In sommige VvE’s is er nauwelijks toezicht op de financiën. Er wordt blindelings vertrouwd op de beheerder of een goedgekeurde jaarrekening door een kascommissie die niet precies weet wat ze moeten controleren. Maar fouten – of erger nog, fraude – sluipen er sneller in dan je denkt. Een onafhankelijke kascontrole zorgt ervoor dat je weet waar je als VvE écht aan toe bent.
Voorkomen is beter dan genezen
Veel van deze fouten zijn te vermijden door structuur en controle in te bouwen in de financiële administratie van de VvE. Dit begint met duidelijke afspraken en een kritische blik op de financiën. Een paar praktische stappen om problemen voor te zijn:
✔ Duidelijke vastlegging en naleving van de splitsingsakte – Zorg dat iedereen binnen de VvE weet wat er wel en niet onder de gezamenlijke verantwoordelijkheid valt. Dit voorkomt misverstanden bij facturatie en eigenaarsbijdragen.
✔ Transparante financiële administratie – Houd een helder en volledig overzicht van facturen, uitgaven en contracten. Zorg ervoor dat opdrachtbonnen volledig en goedgekeurd zijn voordat betalingen worden gedaan.
✔ Regelmatige kascontrole door een onafhankelijke partij – Laat de financiën van de VvE periodiek controleren door een expert die precies weet waar hij op moet letten. Dit voorkomt fouten en biedt transparantie naar de leden. Mijn ervaring is dat een combinatie van een interne en externe partij vaak de beste resultaten oplevert.Extern brengt objectiviteit en expertise mee, heeft geen emotionele binding met het gebouw en kan gericht adviseren.Intern heeft inzicht in de dagelijkse gang van zaken binnen de VvE en weet waar mogelijke aandachtspunten liggen. In de praktijk zie ik regelmatig dat interne commissies niet precies weten waar ze op moeten letten. Een externe partij kan hier in ondersteunen door kennis te delen en de interne commissie te versterken. Zo krijg je het beste van beide werelden: betrokkenheid én deskundigheid.
✔ Voldoende reserveren voor toekomstig onderhoud – Laat een realistisch MJOP opstellen en zorg dat er voldoende middelen gereserveerd worden. Hiermee voorkom je plotselinge financiële tekorten.
Een gezonde VvE begint bij inzicht en controle. Wil je weten of jouw VvE financieel op de juiste koers zit? Neem gerust contact met me op, ik denk graag met je mee!
Reactie plaatsen
Reacties